Estimasi Tingkat Penggunaan Kertas pada Layanan Administrasi Perkantoran di Universitas Islam Indonesia dan Upaya Penerapan Paperless Office

Abstract

Penggunaan kertas untuk memenuhi kebutuhan aktivitas perkantoran masih sangat tinggi penggunaannya. Padahal penggunaan kertas yang tinggi berpengaruh kepada jumlah penebangan pohon sebagai bahan baku penggunaan kertas juga tinggi, pengaruh tersebut akan memberikan dampak yang buruk untuk lingkungan. Sistem Paperless Office merupakan konsep pengurangan penggunaan kertas pada bagian tertentu yang berbasis elektronik untuk meminimalisir penggunaan kertas. Penelitian ini dilakukan di Universitas Islam Indonesia untuk mengetahui tingkat Penggunaan, mengetahui nilai emisi kertas yang digunakan, mengetahui biaya dari penggunaan kertas pada bagian layanan adminsitrasi perkantoran, serta upaya penerapan Paperless Office di lingungan Universitas Islam Indonesia. Metode penelitian yang dilakukan dengan melakukan pengambilan data primer berupa jumlah penggunaan kertas, jumlah surat yang dikeluarkan selama tahun 2018, dan penyebaran kuisioner untuk mengetahui sistem administrasi surat keluar. Hasil dari penelitian yang dilakukan, penggunaan kertas pada layanan administrasi perkanotan sebesar 3.773 Rim kertas, atau 7.546 kg selama tahun 2018. Sedangkan total emisi yang dihasilkan sebesar 9.574,36 KgCO2-eq, untuk biaya yang dikeluarkan dari penggunaan kertas secara keseluruhan sebesar Rp166.012.000,00 pada tahun 2018. Upaya penerapan Paperles Office dengan pengurangan pada bagian administrasi surat keluar menggunakan Google Calendar untuk surat udangan dan Pengarsipan surat secara Soft File untuk semua surat yang dikeluarkan, sehingga meminimalisir penggunaan kertas.