Office Automation Pengelolaan HRD Studi Kasus CJ Group

Abstract

J Group merupakan sebuah perusahaan manufaktur industri kecantikan yang berdiri sejak tahun 2016. Perusahaan ini memiliki lebih dari 200 produk yang terdaftar di BPOM, produkproduk tersebut berupa

skincare dan kosmetik dekoratif. Namun, ternyata masih ditemukan adanya beberapa kendala yang dialami oleh CJ Group mengenai pengoperasian data pekerja. Pertama, kesulitan dalam akses data pekerja oleh manajer dan HRD. Kedua, pencatatan data calon pekerja serta kesulitan pekerja untuk memperbarui data pribadi. Ketiga, pencatatan perizinan masih dilakukan dengan mengisi formulir dan harus diserahkan secara langsung ke HRD yang mengakibatkan terkendala jarak dan waktu. Keempat, penghitungan gaji yang dilakukan dengan mencocokkan data presensi, lembur, dan perizinan pekerja satu per satu, yang dianggap kurang efisien dan memungkinkan adanya kesalahan penghitungan. Berdasarkan permasalahan tersebut, CJ Group membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat meningkatkan pelayanan pada proses rekrutmen, pendataan pekerja, perizinan, dan penghitungan gaji. Perancangan sistem akan menggunakan metode prototyping, penulis akan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan basis data MySQL. Setelah selesai dibuat sistem akan diuji menggunakan dua metode pengujian yaitu Black Box dan User Acceptance Testing (UAT). Setelah dilakukan pengujian pada sistem pengelolaan HRD maka didapatkan hasil dari pengujian black box dan UAT. Pada pengujian black box, fungsi pada sistem telah berjalan sesuai dengan fungsi pada use case. Pada pengujian UAT didapatkan hasil bahwa sistem telah memenuhi kebutuhan bisnis dan dapat digunakan oleh HRD, manajer, pekerja, dan direktur. Hasil yang didapat dari sistem office automation pengelolaan HRD di CJ Group adalah memberikan kemudahan pekerja dalam mengajukan perizinan dan meminimalisir penggunaan hard file. Sistem juga mempermudah HRD dalam mengelola data pekerja, perhitungan gaji, dan pengelolaan slip gaji. Bagi manajer sistem mempermudah dalam mengelola data pekerja, mengelola perizinan, dan arsip lembur. Direktur juga dipermudah dalam melihat laporan pekerja.