Analisis dan Rancangan Perbaikan Proses Bisnis Pada UMKM XYZ dengan menggunakan Metode Business Process Improvement

Abstract

UMKM XYZ merupakan UMKM yang berfokus pada bidang jasa dan perdagangan otomotif pada kendaraan motor dan mobil. Dalam pelaksanaan proses bisnis, UMKM mendapatkan keluhan dari berbagai pihak, baik pelanggan maupun karyawan. Dilansir dari hasil wawancara kepada 36 pelanggan, 77,1% pelanggan merasakan adanya proses pelayanan yang lama. Selain itu, 53% pelanggan merasakan adanya ketidaktersediaan barang yang diinginkan. Dengan adanya kondisi urgenitas dalam penggunaan barang, 56% pelanggan memilih untuk membeli pada toko lain sehingga dapat menyebabkan adanya kegagalan dalam fulfillment. Selain kondisi ketertidaksediaan barang yang dapat menghambat proses bisnis, overtime pada jam kerja juga merupakan salah satu keluhan yang dialami oleh karyawan. Melalui observasi secara langsung dan wawancara, ditemukan adanya ketidakefesiensi dalam pelaksanaan proses bisnis. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apa saja faktor yang dapat menyebabkan adanya keluhan bagi pelanggan dan karyawan serta bagaimana rekomendasi perbaikan yang dapat dilakukan oleh UMKM. Analisis proses bisnis dilakukan dengan metode BPI Framework, yaitu pada tahap organizing for improvement, understanding the process, dan streamlining. Dalam mengidentifikasi faktor penyebab permasalahan, Root Cause Analysis menggunakan Fishbone Diagram dilakukan dengan menyesuaikan faktor-faktor yang terjadi pada keluhan pelanggan dan karyawan. Selain itu, analisis Value Added pada tiap aktivitas dilakukan untuk mengidentifikasi bagaimana tiap aktivitas dapat memberikan nilai tambah pada proses bisnis. Dengan simulasi proses pada model as-is menggunakan software Bizagi Modeler, didapatkan adanya waiting time pada beberapa aktivitas serta total waktu yang melebihi jam kerja karyawan. Sehingga selanjutnya dilakukan perbaikan menggunakan 12 tools streamlining, didapatkan adanya penurunan waiting time pada beberapa aktivitas dan total waktu yang tidak melebihi jam kerja karyawan. Dalam penerapan rekomendasi proses bisnis, terdapat peningkatan efesiensi sebesar 33,33% pada jumlah output dan 20,88% pada efesiensi total waktu untuk melalakukan proses bisnis. Dengan evaluasi proses bisnis usulan dapat berkontribusi dalam perbaikan operasional untuk menciptakan proses bisnis yang efisien dan mampu bersaing pada era globalisasi dan revolusi industri 4.0