Analisis Penyebab Ketidaksesuaian Data Proses Opname Stok Alat Pelindung Diri (APD) Pada Data Sistem dengan Data Aktual menggunakan Metode DMAIC (Studi Kasus Pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk.)

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penyebab ketidaksesuaian data stok Alat Pelindung Diri (APD) antara data sistem dengan data aktual di Gudang Supply Department PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. Permasalahan utama yang dihadapi adalah tingginya selisih stok fisik dengan pencatatan sistem yang berdampak pada akurasi manajemen persediaan. Pendekatan penyelesaian masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Pada tahap Define, dilakukan pemetaan alur proses menggunakan diagram SIPOC untuk mengidentifikasi tahapan kritis. Tahap Measure berfokus pada pemetaan kegagalan proses (process failure mapping) berdasarkan data historis periode November 2023 hingga Oktober 2024. Hasil pengukuran menunjukkan total ketidaksesuaian sebanyak 485 item, dengan titik kegagalan dominan terjadi pada tahapan verifikasi dokumen (Verify MIS Number), yaitu kasus pengambilan barang tanpa persetujuan (approval) yang menyumbang 81% (392 kasus) dari total masalah. Tahap Analyze menggunakan Diagram Fishbone mengungkapkan bahwa akar penyebab masalah bersumber dari faktor metode, yaitu ketergantungan pada sistem persetujuan manual yang tidak efektif saat atasan tidak di tempat; faktor manusia akibat beban kerja berlebih; serta faktor lingkungan berupa suhu gudang yang panas. Berdasarkan analisis tersebut, tahap Improve merumuskan strategi perbaikan menggunakan metode 5W+1H, meliputi transformasi metode verifikasi melalui pembuatan Material Issue Slip (MIS) digital berbasis smartphone, penegakan kedisiplinan melalui SOP baru disertai sanksi, dan perbaikan fasilitas kerja dengan penambahan AC. Tahap Control menekankan pada standardisasi prosedur verifikasi digital untuk mencegah berulangnya kegagalan proses di masa depan.